Compte rendu CA du 24 Février 2011
REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 24/02/11 Il a été décidé lors de la réunion du conseil d’administration du 11/02/11 de ne prendre que 10 membres au conseil d’administration. Lors de la réunion de CA du 24/02/11, il a été défini ce qui suit : Toute personne se sentant capable d’assumer une des responsabilités suivantes peut s’inscrire sur la liste du prochain conseil d’administration qui sera élu lors de l’assemblée générale du vendredi 6 mai 2011 à 18 heures salle les Arquebusiers. Clôture des inscriptions le 31 mars 2011. Chacun des responsables peut s’entourer de sa propre équipe sur laquelle il peut s’appuyer en toute confiance. Il n’est nul besoin d’être au Conseil d’administration pour les autres tâches à accomplir REGLEMENT INTERIEUR - ORGANISATION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 1 PRESIDENT 2 VICE-PRESIDENT 3 VICE-PRESIDENT 4 SECRETAIRE 5 SECRETAIRE-ADJOINTE 6 TRESORIER 7 TRESORIER-ADJOINT 8 RESPONSABLE DU CHENIL 9 RESPONSABLE DE LA CHATTERIE 10 RESPONSABLE DES ENQUETES 1) Le rôle du Président est de coordonner le travail de l’ensemble des responsables élus au Conseil d’Administration. Il aura pour tâches particulières de gérer les legs, les relations avec l’assureur, répondre aux demandes spécifiques des adhérents, entretenir de bonnes relations avec eux et il devra palier à l’absence occasionnelle d’un des responsables du CA. Il doit faire respecter les statuts. Le Président doit représenter la SPA dignement, il doit donner une bonne image de l’association, être courtois et pondéré. Il doit donner une certaine crédibilité à l’association afin que les bienfaiteurs aient confiance. Il se doit de faire appliquer notre devise : S auver P rotéger, A imer les animaux. 2) Vice-président en charge des travaux du nouveau refuge et du refuge actuel. Le nouveau refuge étant un gros dossier, il faut quelqu’un qui suive les travaux de très près et qui soit capable de prendre les décisions rapidement. Chercher d’autres financements, organiser des travaux de bénévoles, organiser des campagnes d’information sur les travaux. 3) Vice-président chargé des relations publiques. Relations constantes avec les fondations qui nous aident, 30 millions d’Amis, Brigitte Bardot. Entretenir nos relations avec la Confédération des SPA de France à laquelle nous sommes affiliés. Développer un partenariat avec d’autres SPA qui peuvent nous aider pour certains problèmes (animaux à placer par exemple). Développer un partenariat avec toutes associations susceptibles de nous aider dans notre tâche. 4) Secrétaire s’occupe du courrier quel qu’il soit. Elle peut répondre au nom du Président si celui-ci la délègue pour résoudre un problème. Elle doit tenir les fichiers à jours. Elle doit gérer l’organisation de la revue en collaboration avec les personnes qui rédigent notre revue (actuellement Françoise Tournier et Pauline Verdenet). Elle doit gérer les manifestations et tout le courrier qui en découle. Elle est en relation avec la presse. 5) Secrétaire-adjoint doit seconder la secrétaire dans toutes les tâches qu’elle lui demandera d’accomplir. 6) Trésorier doit gérer les comptes, payer les factures, s’assurer que les adoptions, les fourrières, les abandons, les pensions sont bien réglés. Payes et déclarations sociales Il doit se charger de récupérer l’argent. Il devra se charger du règlement des fourrières par les communes adhérentes. Il fait les achats divers nécessaires au fonctionnement de la SPA. 7) Trésorier-adjoint doit seconder le trésorier dans toutes les tâches qu’il lui demandera d’accomplir. 8) Responsable du chenil doit gérer le personnel. C’est lui, le responsable de la chatterie et le Président qui doivent recruter un animalier. Il doit faire les démarches auprès de Pôle emploi, du Conseil Général et du Conseil Régional. Il doit organiser le travail des animaliers à l’aide d’un planning mensuel. Il doit organiser une réunion mensuelle avec les animaliers. S’assurer que les chiens auront suffisamment de croquettes et de médicaments. Contrôler les rendez-vous chez le vétérinaire. Surveiller qu’une bonne hygiène règne dans le chenil. Son travail se fera en collaboration avec le responsable de la chatterie. Gérer les familles d’accueil chiens 9) Responsable de la chatterie est chargé du recrutement des animaliers avec le responsable du chenil et le Président. Comme son homologue du chenil, il doit participer à la réunion mensuelle avec les animaliers et coordonner leur travail. Il doit également s’assurer que les chats ont suffisamment de croquettes, de médicaments, qu’ils soient conduits chez le vétérinaire et veiller à ce que les quarantaines des chats qui arrivent soient respectées afin d’ éviter les épidémies spécifiques dans la chatterie. Il doit veiller à ce que le protocole sanitaire soit respecté. Son travail se fera en collaboration avec le responsable du chenil. Gérer les familles d’accueil chats. 10) Responsable des enquêtes doit collecter toutes les enquêtes à faire, au jour le jour. Il ne doit pas laisser de côté une enquête urgente. Charge à lui de distribuer les enquêtes et les contrôles d’animaux placés par l’association. Il doit contacter l’inspecteur qui s’occupe du secteur concerné. Il doit délivrer les nouvelles cartes d’inspecteurs et tenir un fichier. Il doit assumer sa responsabilité jusqu’au dépôt de plainte en gendarmerie voire même témoigner devant un tribunal. Il se charge des rapports avec la force publique : gendarmerie, police municipale, police nationale. Pour le travail de secrétariat, il peut se faire aider par la secrétaire ou la secrétaire-adjointe. Chacun des responsables peut s’entourer de sa propre équipe sur laquelle il peut s’appuyer en toute confiance. Il n’est nul besoin d’être au Conseil d’administration pour les autres tâches à accomplir : -Organiser certaines manifestations. -Mettre le site à jour et répondre aux personnes sur notre boîte mail -Se charger du changement de cartes d’identification -Se charger du fichier adoptions. -Faire de petites tâches administratives pour soulager les secrétaires. -Gérer les stocks de croquettes -Entreposer du matériel de la SPA Le prochain Conseil d’Administration aura 10 membres élus par les adhérents. Ces 10 membres sont 10 responsables qui auront à accomplir une tâche spécifique ; ils devront en rendre compte au Président lors des réunions de CA qui ne devraient pas durer plus que la normale si le travail de chacun est bien fait. Tout bavardage inutile n’a pas sa place au sein d’une réunion de CA. Si un des responsables n’est pas à la hauteur de sa tâche, il pourra être exclu du CA et remplacé. Le membre rappelé devra être à même d’assumer le poste vacant bien entendu. Le temps des membres de CA dilettantes est révolu. Chaque membre est responsable d’une tâche à accomplir. Un manquement chronique à ces obligations doit obligatoirement faire exclure le membre du CA. La bonne marche de la SPA ne peut que passer par une organisation stricte. Il faut que chacun fasse ce qui lui a été demandé. Trop longtemps, les membres du CA sont venus en « touristes » aux réunions, juste pour écouter et renseigner leurs amis sur ce qui se passent à la SPA, sans pour autant s’impliquer dans quoi que ce soit et voire même donner leur avis sur le fonctionnement du refuge dans lequel ils ne mettent pas les pieds. Si nous voulons que la SPA continue, nous devons travailler pour que nos animaux soient heureux dans une famille. Notre désir de réussir doit être une obsession. Il faut élargir notre horizon et écouter les idées des adhérents et des bénévoles. Ne pas freiner des deux pieds lorsqu’une nouvelle idée est avancée mais plutôt essayer de construire sur cette nouvelle idée. Tous les 2 mois, vous pouvez assister aux réunions questions ouvertes pour apporter vos idées et votre collaboration. Il faut innover pour construire une SPA de Dole dynamique et crédible.
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